O Que Precisa Fazer

Caso tenha responsabilidades numa organização que nada tenha feito para resolver o problema do ano 2000 - ou as respostas ao teste de auto-avaliação que propomos nas páginas anteriores tenham sido mais negativas do que afirmativas -, chegou o momento de agir. Não minimize o problema porque falta apenas um ano para 2000 e o tempo corre veloz.

Uma boa forma de começar a abordar o problema do ano 2000 da sua organização poderá passar pelos ensinamentos que este artigo proporciona. Elaborado a partir de um trabalho desenvolvido por especialistas do Barclays Bank, fornece alguns conselhos práticos e orientações metodológicas especialmente dirigidas às empresas retardatárias de alguma dimensão que tenham o seu negócio dependente de sistemas baseados em datas.

Para organizações mais pequenas ou menos dependentes, recomenda-se, mesmo assim, que não fiquem de «braços cruzados» e que comecem por fazer um inventário a todos os seus sistemas, máquinas e equipamentos. Depois, devem contactar os respectivos fornecedores para obterem informações quanto à conformidade com o ano 2000. Em segundo lugar, deverão seguir as instruções fornecidas de modo a testar e a garantir essa conformidade.

Mas, voltemos organizações de maior dimensão, aquelas onde o problema, em princípio, merece mais acuidade.

Antes de avançar para atacar o problema, há uma questão prévia fundamental que deve estar garantida: o projecto Ano 2000 só deve ser iniciado com o total empenhamento da gestão de topo, a qual deve, inclusivamente, produzir uma declaração de orientação política bem clara no sentido de tornar o projecto ano 2000 obrigatório em toda a organização.

Depois, esses dirigentes máximos da empresa devem seguir de perto cinco recomendações-chave:

1 - Nomear um gestor de projecto Ano 2000, com autoridade e responsabilidade para supervisionar as tarefas. Idealmente, a planificação do projecto deve estar concluído antes do dia 1 de Janeiro de 1999, de forma a garantir, no mínimo, um ano inteiro de actividade na resolução do problema.

2 - Compilação de um inventário completo e exacto de todos os sistemas mantidos, serviços utilizados e de eventuais items não relacionados com as TI (Tecnologias de Informação). Incluem-se neste âmbito todos os sistemas que não sendo informáticos têm «chips» incorporados (por exemplo, alarmes, sistemas de segurança, elevadores, ar condicionado, etc.) e documentos de papel (formulários, cartões de plástico, entre outros).

3 - Condução de uma análise de impacto para que se possa estabelecer o grau de risco inerente a cada item do inventário. Aconselha-se que, até prova em contrário, todos os items sejam considerados como não estando em conformidade.

4 - Planificação e orçamentação das tarefas. Comvem não esquecer que os testes podem representar até 60 por cento do trabalho. E há que ter em consideração que a conformidade com o Ano 2000 pode implicar o adiamento de outros trabalhos.

5 - Decisão sobre o tipo de recursos a utilizar. Podem ser recursos internos, uma empreitada, ou serviços externos (ou uma mistura dos três). Nesse sentido, é fundamental que se seja garantida a disponibilidade desses recursos o mais cedo possível. Os atrasos só irão aumentar os custos, uma vez que existem muitas outras organizações que se deparam com os mesmos problemas.

As tarefas do gestor do projecto

O responsável escolhido na empresa para liderar o projecto Ano 2000 deve executar as seguintes tarefas:
1 - Promover uma campanha de sensibilização sobre o problema. Para atingir esse objectivo deve dar ênfase no seio da empresa às seguintes ideias-força:

O que deve fazer...
  • Levar o problema do ano 2000 a sério. Uma data em si mesma não é difícil de corrigir. O que dificulta a correção é a quantidade de sistemas afectados e das interdependências.
  • Compilar um inventário completo e exacto dos sistemas mantidos, serviços utilizados e de items não-TI que utilizam informações de data.
  • Pensar em efectuar transacções electrónicas com clientes, fornecedoras e outros, mas que tenham em consideração o modo como as poderão ser sincronizadas.
  • Abordar o problema do ano 2000 de uma forma metódica, definindo prioridades entre as fases. É um tipo de assunto no qual não existem atalhos.
  • Ter em consideração a reutilização do inventário e ferramentas do ano 2000 (por exemplo, nas implicações do Euro nos sistemas de informação).
  • Aproveitar a oportunidade para fazer um "limpeza" e implementar software de gestão com a configuração adequada (caso ainda não esteja instalado)
  • Tirar partido das ferramentas de software para reduzir as necessidades dos recursos.
  • Utilizar a oportundade para desenvolver procedimentos correctos de execução de testes
  • Utilizar um computador isolado da máquna de produção para testar a conformidade com o ano 2000.
    ...e não deve fazer
  • Substimar a dimensão do problema.
  • Gastar demasiado tempo a examinar as suas opções. O tempo esgota-se rapidamente.
  • Acreditar que as soluções vão ficar mais baratas. Como a procura está a exceder a oferta, está a ser colocada uma cada vez maior pressão nos custos.
  • Evitar que as promessas de vantagens adicionais promovidas por alguns fornecedores se intromentam no caminho para atingir o objectivo fundamental do ano 2000.
  • Deixar-se convencer de que é tão fácil reprogramar os sistemas como corrigi-los;
  • Pressupor que todos os seus clientes e fornecedores estão a levar a conformidade com o ano 2000 tão a sério como a sua empresa; verifique que eles também vão estar preparados.
  • Tentar adiantar a data dos seus sistemas operativos para ver o que acontece; pode dar origem a problemas irreversíveis.
  • Ficar quieto á espera do ano 2000, permitindo que ocorram consequências potencialmente desastrosas.
  • Como fazer um inventário?
    Para fazer uma avaliação adequada do impacto do ano 2000 e fazer o planeamento das alterações necessárias, os especialistas do Barclays Bank sugerem que seja feito um inventário das seguintes áreas:
  • sistemas que o utilizador suporta e opera;
  • serviços que recebem de fornecedores internos e externos;
  • aspectos não relacionados com as Tecnologias de Informação. É o caso dos "chips" incorporados em sistemas tão variados como cofres, alarmes, elevadores, videogravadores ou até em documentos em papel.
    Com efeito, o inventário é o coração do processo de conformidade. Até que todos os elementos tenham sido avaliados, o custo total e o impacto nos planos não podem ser estabelecidos. Quais são então os items que, segundo os especialistas do Barcleys, devem parte de um inventário?
  • Número de referência - tem de ser exclusivo, para poder ser acedido instantaneamente;
  • Autor - nome e coordenadas para posteriores contactos;
  • Nome e tipo do item - indicação se está relacionado com o sistema, serviço, ou não-TI;
  • Descrição;
  • Se está a funcionar ou em desenvolvimento - se for a última hipótese indique a entrada em funcionamento pretendida;
  • Se está para ser substituído;
  • Assistência - Indicação de quem dá a assistência (nome e nº de telefone);
  • Data alvo de conformidade - o inventário deve ser actualizado quando for conhecida a data alvo de conformidade. Se já estiver em conformidade coloque a data do próprio dia no inventário;
  • Importância para a empresa - Através de uma simples escala de valores, atribua a importância que o item tem para a empresa, caso não esteja disponível.
    Para os sistemas informáticos, devem ser acrescentadas informações específicas:
  • a plataforma;
  • a rede;
  • a base de dados;
  • o número de programas - o número de lihas de código ajudam a dimensionar e a avaliar o custo da tarefa;
  • as interfaces - será importante conhecer tanto as interfaces internas e externas.
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